Die Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats sowie professionelle Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
• Umfassende und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung in operativen und strategischen Fragestellungen
• Strategische Vor- und Nachbereitung und Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokollen
• Effizientes Termin-, Agenda- und Prioritätenmanagement inkl. proaktiver Nachverfolgung von Maßnahmen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Geschäftsführungs-, und Gesellschafterversammlungen inklusive Protokollführung auf Managementebene
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Fachabteilungen sowie externen Partnern (Schnittstellenmanagement)
• Eigenständige interne und externe Kommunikation im Namen der Geschäftsführung sowie repräsentative Wahrnehmung gegenüber Kunden, Partnern und Gästen
• Übernahme und Koordination von Sonderprojekten der Geschäftsführung sowie Nachverfolgung von Deadlines und Projektergebnissen
• Planung, Organisation und Koordination von internen und externen Firmenevents (z. B. Management-Meetings, Mitarbeiterveranstaltungen, Kundenevents) in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen sowie Übernahme von Aufgaben im Reise- und teilweise Vertragsmanagement
• Planung und Organisation der Bewirtung von Gästen und Besuchern

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung
• Ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten sowie eine sehr strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Souveränes, professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Wir bieten

• Ein mittelständisches Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement und weitere Sozialleistungen
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit engagierten Teams
• Fundierte Einarbeitung, großes Vertrauen und viel Raum für Eigeninitiative